تحسين سير العمل في عيادة الأسنان: أين تضيع الدقائق بين الكرسي والاستقبال

ابحث عن التسليمات

الطريقة الموثوقة لتحسين يوم العيادة هي سرد كل نقطة ينتقل فيها العمل بين الأشخاص: من الاستقبال إلى الطبيب، ومن الطبيب إلى المساعد، ومن الكرسي إلى المكتب، ومن العيادة إلى المعمل.

كل واحدة منها هي المكان الذي تضيع فيه المعلومة، ويقع فيه الانتظار. وتتبين أغلب مشكلات «نحن مشغولون جدًا» أنها مشكلات تسليم حين تنظر إليها عن قرب.

دع الملف يقوم بالتسليم

الحل لأغلب هذه واحد: الإجراء المسجل على الكرسي ينبغي أن ينتج الفاتورة وخصم المخزون والموعد التالي وطلب المعمل، دون أن ينقل أحد المعلومة.

وهذه ليست أتمتة لذاتها. فكل إعادة إدخال فرصة للخطأ، وتأخير بينما ينتظر أحد أن يُخبر.

قس اليوم، لا الشهر

نسبة إشغال الكراسي، والمواعيد لكل طبيب، والإلغاءات، والفجوة بين إتمام العلاج واستلام الدفعة أرقام يومية. تُنظر شهريًا فتكون تاريخًا، وتُنظر يوميًا فتكون شيئًا تتصرف بناءً عليه.

ابدأ بواحد: الوقت الشاغر في الأسبوع القادم. فهو أسرع شيء قابل للبيع في العيادة، وأكثرها احتجابًا عن النظر.

قس مدد الإجراءات قبل أن تعيد تصميم اليوم

مدد المواعيد في كل عيادة تقريبًا ضُبطت مرة واحدة مبكرًا بالتخمين. وأسبوعان من تسجيل متى بدأ كل إجراء ومتى انتهى فعلًا يكفيان لاستبدال التخمين. والجواب في الغالب أن إجراءين أو ثلاثة تُحجز أقصر من اللازم باستمرار، بينما لبقيتها فسحة.

وهذا التصحيح وحده يؤدي أغلب العمل. فيتوقف العصر عن الانزلاق لأن الصباح توقف عن الاقتراض منه. والعيادة التي كانت تتأخر 30 دقيقة كل يوم تعمل في وقتها دون أن يسرع أحد.

ثم جمّع ما يتكرر. فحجز الإجراءات المتشابهة معًا، فترة للتنظيف وفترة للترميم، يقلص التحضير والتبديل. ويتيح للمساعد أن يستعد لنمط لا لمفاجأة. والمكسب في زمن التهيئة بين المرضى، وهو الجزء الذي لا يجدوله أحد وينتظره الجميع.

القيد هو الغرفة غالبًا، لا الطبيب

حين تبدو العيادة ممتلئة، فالعنق نادرًا ما يكون الوقت الطبي. بل الغرفة: زمن التهيئة بين المرضى، وأطقم الأدوات المتاحة، ودورة التعقيم التي يجب أن تنتهي قبل أن يبدأ الإجراء التالي.

عد الأطقم. فعيادة تشغّل 3 كراسي بأدوات تكفي اثنين تقضي يومها في انتظار جهاز التعقيم، ولا تصلح الجدولة ذلك. وهذه من الحالات القليلة الحقيقية التي يكون الشراء فيها هو الجواب.

والمنطق نفسه ينطبق على المساعد. فالطبيب الذي معه مساعد على الكرسي يهيئ الغرفة في جزء من الوقت. فالسؤال ليس كم ساعة يعمل الطبيب، بل كم منها يُقضى في أمور يستطيع غيره فعلها. وهذا قرار توظيف ستتخذه عنك نسبة الإشغال.