تقسيط التقويم: كيف تدير 18 شهرًا من الأقساط والزيارات من دون خسارة

التقويم يُباع مرة ويُدفع 18 مرة

المبلغ الكلي يُتفق عليه في الاستشارة: 12,000 ر.س مثلًا، منها 3,000 عند التركيب والباقي على 18 قسطًا. من هنا تبدأ المشكلات: المريض الذي يأتي للزيارة ولا يدفع، والذي يدفع ولا يأتي، والذي ينقطع في الشهر العاشر وقد دفع نصف المبلغ وأُنجز ثلثا العلاج.

الحل أن تكون الحالة وحدة واحدة في النظام: سعر إجمالي، وجدول أقساط، وجدول زيارات، ورصيد يُقرأ في أي لحظة.

اكتب الاتفاق المالي قبل تركيب الجهاز

ما يُتفق عليه شفهيًا يُنسى في الشهر السادس. الاتفاق المكتوب يحدد المبلغ الكلي، وما يشمله (الجهاز، والزيارات الشهرية، والمثبت بعد العلاج) وما لا يشمله (الأشعة، وإصلاح الحاصرة المكسورة، وتمديد العلاج بسبب الغياب)، وموعد كل قسط، وما يحدث عند الانقطاع.

ويوقعه المريض أو ولي الأمر من الجوال، ويُحفظ على الحالة. والعيادة التي تملك هذا الاتفاق لا تدخل في نقاش عند القسط الثاني عشر.

اربط القسط بالزيارة لا بالتقويم الشهري

أسهل نموذج تحصيل في التقويم أن يُدفع القسط عند كل زيارة شهرية. الاستقبال يرى رصيد الحالة عند تسجيل الوصول، ويحصل القسط قبل دخول المريض، والرصيد المتبقي ظاهر على الملف.

والمريض الذي حضر ولم يدفع لا يُمنع من العلاج، لكن الرصيد المتأخر يظهر بالأحمر، وتُرسل رسالة واتساب برابط دفع في اليوم نفسه. وأغلب المتأخرين يدفعون من الرابط في المساء.

الإيراد يُسجل مع العلاج لا مع الدفع

هذه النقطة المحاسبية الأهم في التقويم. المبلغ المدفوع عند التركيب ليس إيراد شهر التركيب كله؛ العلاج يمتد 18 شهرًا. والعيادة التي تسجل 3,000 ر.س إيرادًا في الشهر الأول ثم 500 شهريًا تقرأ ربحًا خاطئًا، وتحسب نسبة طبيب التقويم على رقم خاطئ.

الأصح أن يُوزع الإيراد على مدة العلاج أو على الزيارات المنفذة، ويُحفظ ما دُفع مقدمًا كإيراد مؤجل. وهذا ما يجعل ربح قسم التقويم رقمًا حقيقيًا لا مبالغًا فيه في سنة ومخفضًا في التي تليها.

الزيارة الفائتة تطيل العلاج وتخفض الهامش

المريض الذي يغيب شهرًا يطيل علاجه شهرًا، والعيادة تقدم الزيارات الإضافية مجانًا في أغلب الاتفاقات. ولذلك فتذكير زيارات التقويم أهم من تذكير أي موعد آخر: رسالة قبل أسبوع وقبل يوم، وإعادة جدولة تلقائية من الرسالة نفسها، ومتابعة في اليوم التالي لمن غاب.

وبعد غيابين متتاليين تظهر الحالة في قائمة «تقويم متوقف» للاستقبال، قبل أن تتحول إلى حالة منقطعة بجهاز في الفم وقسط متأخر.

الحالة المنقطعة: ما تدين به العيادة وما يدين به المريض

المريض الذي انقطع في الشهر العاشر دفع 7,500 من 12,000 ر.س، وأُنجز نحو 60٪ من العلاج. هل تدين له العيادة أم يدين لها؟ الإجابة في الاتفاق المكتوب، والرقم في النظام: قيمة ما نُفذ مقابل ما دُفع.

وحين تكون الحالة مسجلة كوحدة واحدة يخرج الرقم في ثانية، ويُغلق الملف بتسوية واضحة بدل خلاف. وهذا أيضًا ما يحمي العيادة إن انتقل المريض إلى عيادة أخرى وطلب تقريرًا بما نُفذ.

نسبة طبيب التقويم تُحسب على الزيارات المنفذة

طبيب التقويم الذي يُحسب له 25٪ من المبلغ عند التركيب يأخذ نسبة علاج لم يُنفذ بعد. الأفضل أن تُحسب النسبة على الإيراد المسجل شهريًا مع الزيارات المنفذة، فيتساوى ما يُدفع للطبيب مع ما قدمه، وإذا ترك العيادة في منتصف الحالات لم تدفع له العيادة مسبقًا عن عمل سيكمله غيره.

التقويم الشفاف بالقواعد نفسها

الألاينر يُدفع غالبًا مقدمًا أو على أقساط أقل، لكن الزيارات أبعد والتسليمات على دفعات من المعمل. المبادئ نفسها: اتفاق مكتوب، ورصيد على الحالة، وإيراد مع التسليم والمتابعة لا مع الدفع، وتتبع الدفعات القادمة من المعمل كطلبات لها تاريخ.