تغيير برنامج عيادة الأسنان: كيف تنقل البيانات وتبدأ العمل من دون يوم توقف

ما يُنقل وما لا يُنقل

يُنقل: بيانات المرضى، وتاريخهم الطبي، والحالات المفتوحة (تقويم، وزراعة، وخطط علاج قيد التنفيذ) بأرصدتها، وقائمة الأسعار، وشركات التأمين ووثائق المرضى، والمواعيد القادمة. لا يُنقل عادة: الفواتير القديمة المغلقة كبنود تفصيلية (يكفي أرشيفها كملف PDF)، والمستخدمون الذين تركوا العيادة، والإعدادات التي كانت أصلًا خاطئة.

والقرار الأول هو خط القطع: الفواتير من تاريخ كذا في النظام الجديد، وما قبله في أرشيف مصدَّر. وهذا القرار يختصر نصف الجهد.

الأسبوع الأول والثاني: التصدير والتنظيف

اطلب من البرنامج الحالي تصدير المرضى والحالات والأرصدة والمواعيد كملفات إكسل أو CSV. ثم نظف: الملفات المكررة (المريض نفسه بثلاث كتابات لاسمه)، وأرقام الجوال الناقصة، والأرصدة التي لا يعرف أحد أصلها.

التنظيف هو أطول خطوة وأكثرها قيمة، لأن الملف المكرر في النظام القديم يصبح مريضين في الجديد. والعيادة التي تؤجله تنقل الفوضى معها.

الأسبوع الثالث: الاستيراد التجريبي

النظام الجديد يستورد الملفات المنظفة في حساب تجريبي. ثم يُراجع 20 مريضًا عشوائيًا: هل الاسم صحيح والجوال والتاريخ الطبي والرصيد وحالة التقويم بأقساطها؟ وما يظهر خطأ يُصحح في ملف الاستيراد لا يدويًا في النظام، ويُعاد الاستيراد.

وتُبنى قائمة الأسعار بأكوادها، وشركات التأمين بقوائمها، والفروع والكراسي والأطباء وصلاحياتهم، والنماذج وقوالب الرسائل.

الأسبوع الرابع: التدريب على بياناتك

التدريب على عيادة نموذجية يُنسى. التدريب على بيانات عيادتك المستوردة يبقى: الاستقبال يحجز لمريض حقيقي، والطبيب يفتح مخطط مريض حقيقي، والمحاسب يرى رصيدًا حقيقيًا. جلسة لكل دور لا جلسة طويلة للجميع، ودليل مكتوب لمن ينضم لاحقًا.

الأسبوع الخامس: التشغيل المتوازي لأيام لا لأشهر

ثلاثة أيام يُسجل فيها الاستقبال المواعيد والمدفوعات في النظامين. أكثر من ذلك يستنزف الفريق ويؤخر الانتقال. والهدف ليس المطابقة الكاملة، بل اكتشاف ما لم يُتوقع: خدمة بلا كود، أو شركة تأمين ناقصة، أو طابعة لا تطبع الفاتورة.

الأسبوع السادس: يوم الانتقال يوم عادي

يُختار يوم هادئ، وتُصدَّر المواعيد والأرصدة من النظام القديم للمرة الأخيرة ليلة السابق، وتُستورد صباحًا، ويبدأ العمل على الجديد. والنظام القديم يبقى للقراءة فقط لمدة شهرين للرجوع إلى فاتورة قديمة، ثم يُغلق.

وفي الأيام الثلاثة الأولى يكون شخص من المورد متاحًا على واتساب طوال اليوم، لأن أغلب الأسئلة تأتي في اليوم الأول وتنتهي في الثالث.

حالات الأسنان التي تحتاج عناية خاصة

التقويم: كل حالة بسعرها الكلي وما دُفع وما بقي وجدول الأقساط، وإلا فقدت العيادة أرصدة. الزراعة: المراحل المنجزة وتشغيلة الزرعة. المعمل: الطلبات المفتوحة بحالتها وتاريخ تسليمها. مخطط الأسنان: ما يُستورد منه يعتمد على النظام القديم؛ والواقعي أن يُنقل كصورة أو ملخص ويُبنى المخطط الحي من الزيارة الأولى في النظام الجديد.

ماذا تطلب من المورد الجديد

قالب استيراد موثق، ومسؤول نقل باسمه، واستيرادًا تجريبيًا قبل الفعلي، وتدريبًا على بياناتك، ودعمًا مكثفًا في الأسبوع الأول، وتأكيدًا مكتوبًا أن بياناتك ملكك وتُصدَّر كاملة متى شئت، حتى لو انتقلت عنه لاحقًا.