بيانات البائع
اسم العيادة ورقم تسجيلها الضريبي، داخل كود QR وعلى وجه الفاتورة معًا.
المدونة
الفاتورة الإلكترونية (زاتكا) لعيادات الأسنان في السعودية: ما تطلبه المرحلة الثانية فعلًا
ما الذي يعنيه الاعتماد فعليًا للعيادة، وما يجب أن يظهر على كل فاتورة، ولماذا الإنشاء داخل الفاتورة ليس كالإضافة بعدها.
المرحلتان الأولى والثانية مشكلتان مختلفتان
طلبت المرحلة الأولى فواتير إلكترونية بصيغة منظمة مع كود QR. وحلت أغلب العيادات ذلك بجعل فاتورتها الحالية تبدو صحيحة.
أما المرحلة الثانية فتطلب التكامل: تُرسل الفواتير إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتُعتمد الفواتير الضريبية قبل تسليمها للعميل. وهذا ليس تغييرًا في التنسيق. بل نظام يجب أن يتحدث إلى الهيئة لحظة إصدار الفاتورة.
وهنا تتوقف عبارة «قالب فاتورتنا فيه كود QR» عن أن تكون كافية.
ما تحمله كل فاتورة متوافقة
التوقيت والإجماليات
توقيت الفاتورة والإجمالي شامل الضريبة ومبلغ الضريبة، كلها مشفرة في الكود بالصيغة التي تحددها الهيئة.
تفصيل ضريبي لكل سطر
الصافي والضريبة والإجمالي لكل سطر. وهو في عيادة الأسنان يعني لكل إجراء، لا مبلغًا واحدًا.
العربية
يجب أن تكون الفواتير قابلة للإصدار بالعربية. والعيادة التي تخدم مرضى ناطقين بالعربية ينبغي أن تصدرها كذلك على أي حال.
لماذا هذا أصعب على عيادة الأسنان من متجر
فاتورة التجزئة قائمة أصناف بأسعار. أما فاتورة الأسنان ففيها حصة تأمين ونسبة تحمل، وخصم قد يسري على سطر دون آخر، وإجراء قد يمتد على 3 زيارات.
وضبط الضريبة يعني ضبط ذلك التقسيم أولًا. فإن حُسب التأمين والخصم على آلة حاسبة عند المكتب وأُدخلا في قالب فاتورة، كان التفصيل الضريبي تاليًا لخطوة يدوية. وسيخطئ في النهاية.
أما حين تُنشأ الفاتورة من العلاج المسجل على المخطط، وقائمة أسعار التأمين مطبقة سلفًا، فلا يبقى للحساب الضريبي ما يخمنه.
مُضاف مقابل مدمج
هناك طريقتان للتوافق. الأولى نظام عيادة ينتج فاتورة، وأداة ثانية تأخذها وتنسقها وترسلها. والثانية نظام عيادة يكون فيه الاعتماد جزءًا من إصدار الفاتورة.
تنجح الأولى حتى يختلف شيء: إشعار دائن، أو فاتورة مدفوعة جزئيًا، أو رفض تأمين يغير التقسيم. عندها يصير لديك سجلان للمال نفسه، ومشكلة مطابقة.
أما الثانية فلديها سجل واحد. فالكود والتفصيل الضريبي والإرسال خصائص للفاتورة، لا نسخة منها.
إشعارات الخصم والدفعات والحالات التي تكسر الحل المركب
3 مستندات تحدد هل تعمل المنظومة فعلًا، ولا يظهر أي منها في عرض. إشعار دائن، لأن العكس يجب أن يشير إلى الفاتورة التي يعكسها وأن يُعتمد بذاته. ودفعة مقابل خطة علاج، لأن المال يصل قبل الخدمة ونقطة الضريبة ليست حيث يضعها متجر.
وتصحيح التأمين: فمطالبة اعتُمدت جزئيًا بعد إصدار الفاتورة تغير التقسيم بين حصة شركة التأمين ونسبة التحمل. وإن كانت الفاتورة قد اعتُمدت، فما يجب أن يحدث تسوية موثقة لا تعديل صامت. والعيادة ذات النظامين صارت تلك التسوية في أحدهما فقط.
والعلاج المرحلي هو نسخة الأسنان من المشكلة نفسها. فخطة تُفوتر مرة وتُنفذ على 3 زيارات، وخطة تُفوتر لكل زيارة مقابل خطة واحدة معتمدة، موقفان ضريبيان مختلفان. وينبغي أن يُتخذ القرار بقصد، لا بما فعله البرنامج أولًا.
الالتزام شيء تبقى عليه، لا شيء فعلته
الاعتماد يجري لحظة الإصدار، ومعناه أن الربط بنية تحتية حية. فالعيادة غير ملتزمة صباح انقطاع الاتصال، لا صباح انتباه أحد. فالسؤال لأي نظام هو ماذا يحدث للطابور حين تكون الهيئة غير متاحة، وهل يُخبر أحد.
ثم الحفظ. فالمستندات الصادرة يجب أن تُحفظ للمدة النظامية بحالة اعتمادها معها، وهي تتجاوز تغيير نظام واحد على الأقل لأغلب العيادات. اسأل كيف تخرج في نهايتها.
وأبقِ شخصًا واحدًا مسؤولًا. لا عن تشغيله، فلا ينبغي أن يحتاج تشغيلًا، بل عن الانتباه: الإرسال الفاشل، والفاتورة التي لم تُعتمد، وإشعار الموجة من الهيئة. ف5 دقائق في الأسبوع على قائمة استثناءات هي الكلفة المستمرة كلها، حين يكون الباقي مبنيًا في النظام.
الأسئلة الشائعة
هل تسري المرحلة الثانية على عيادات الأسنان؟
تسري على المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في السعودية، ومنها عيادات الأسنان فوق حد التسجيل. وتُدخل العيادات في التكامل على موجات بحسب الحجم، وتُخطر الهيئة كل مكلف بموعده.
ماذا يجب أن يكون داخل كود QR؟
اسم البائع ورقم التسجيل الضريبي وتوقيت الفاتورة والإجمالي شامل الضريبة ومبلغ الضريبة، مشفرة بصيغة TLV التي تحددها الهيئة. لا مجرد رابط إلى الفاتورة.
هل أحتاج مزود فاتورة إلكترونية منفصلًا؟
ليس إن كان نظام عيادتك يتولى الاعتماد بنفسه. المزود المنفصل يعني وجود الفاتورة نفسها في مكانين، ومن هنا تبدأ مشكلات المطابقة.
هل أصدر الفواتير بالعربية والإنجليزية؟
نعم، وينبغي ذلك. ويصدرها دينتولايز بأي منهما، بالتفصيل الضريبي وكود QR نفسيهما.
كيف يتعامل دينتولايز مع زاتكا؟
تُعتمد الفواتير لدى الهيئة تلقائيًا كجزء من إصدارها. ويُنشأ كود QR والتفصيل الضريبي داخل الفاتورة. وتُحسب حصة التأمين والخصومات والضريبة لكل سطر من العلاج المسجل على المخطط.
ماذا يحدث إذا فشل الاعتماد في وسط العمل؟
لا يمكن اعتبار الفاتورة صادرة. فالمطلوب عمليًا طابور يعيد المحاولة، وحالة ظاهرة لكل فاتورة، وشخص يُخبر حين تتعلق واحدة. فالنظام الذي يفشل صامتًا يترك العيادة غير ملتزمة طول ما يستغرقه انتباه إنسان.
شاهده على عيادتك أنت
30 دقيقة على طريقة عمل عيادتك فعليًا. نتصل بك خلال 24 ساعة.