إدارة مالية عيادة الأسنان: المفوتر ليس المحصّل

المفوتر ليس المحصّل

الفجوة بينهما هي المكان الذي تعيش فيه ربحية العيادة فعلًا، وهي غير مرئية ما لم يراقبها أحد. فالعيادة التي تفوتر بقوة وتحصّل 70% عيادة في مأزق تشعر أنها مزدحمة.

نسبة التحصيل رقم واحد. راقبه شهريًا، فتصير أغلب الأسئلة المالية الأخرى أسهل.

تكلفة الإجراء هي الرقم الذي يغير القرارات

معرفة أن التاج يُفوتر بسعر معين تخبرك بالقليل. أما معرفة كم يكلف في المواد ورسوم المعمل ووقت الكرسي فتخبرك هل يستحق التنفيذ بالسعر الذي تدفعه شركة التأمين.

وهذا الحساب ممكن فقط إن خُصمت المواد من المخزون عند إتمام الإجراء، وسُجلت رسوم المعمل على الحالة. وكلاهما عادة محاسبية أكثر منه ميزة برمجية. لكن البرنامج هو ما يبقيهما حيين في أسبوع مزدحم.

نسب الأطباء مشكلة تقارير، لا مشكلة رواتب

النسب المحسوبة يدويًا كل شهر بطيئة ومتنازع عليها وخاطئة قليلًا عادة. أما المحسوبة من العمليات المسجلة أصلًا فليست أيًا من ذلك.

وهذا أوضح مثال على قاعدة عامة في مالية العيادة: إن كان الرقم مشتقًا من سجلات تحتفظ بها أصلًا فاشتقه. وإن أُعيد إدخاله فسيختلف مع مصدره في النهاية.

3 عادات تضيق الفجوة

طابق يوميًا لكل حساب. فالإقفال اليومي يستغرق دقائق حين لا يكون شيء خاطئًا. ويجد الفرق في اليوم الذي حدث فيه حين يكون، مقابل نسخة نهاية الشهر التي تجده بعد 3 أسابيع ولا يستطيع أحد تذكر الوردية التي يخصها.

ورتب الذمم حسب أعمارها. فقائمة الأرصدة المستحقة مرتبة بمدة استحقاقها، مفصولة بين أرصدة المرضى وأرصدة شركات التأمين، أنفع تقرير مالي واحد في عيادة الأسنان. فالاثنان يتصرفان باختلاف تام، والإجمالي المدموج يخفي أيهما المشكلة.

وطالب بجدول لا بإحساس. فالعيادات التي تُحكم الحلقة من العلاج إلى التحصيل تُقبض أسرع بنحو 60%. ولا يأتي شيء من ذلك تقريبًا من الحزم، بل من أن يكون الرصيد مرئيًا لمن هو عمله في اليوم الذي يستحق فيه.

اقرأ الشهر مقارنة، لا إجماليًا

الشهر وحده لا يقول شيئًا تقريبًا. أما الشهر نفسه من السنة الماضية، والشهر نفسه من الربع الماضي، والشهر نفسه مقسومًا بالطبيب وبمجموعة الإجراءات، فتلك تقول من أين جاء التغير. وهو الشيء الوحيد الذي يستطيع رقم أن يخبرك به نافعًا.

و3 تقسيمات تؤدي أغلب العمل. بالطبيب، ويفصل مشكلة عيادة عن مشكلة جدول. وبمجموعة الإجراءات، ويُظهر هل تحرك المزيج نحو العمل الذي يدفع. وبشركة التأمين، وهنا تظهر شركة صارت أبطأ بهدوء قبل أن تصبح مفاجأة سيولة.

ولا يحتاج شيء من هذا فريق مالية. يحتاج أن تُشتق الأرقام من العمليات المسجلة أصلًا، فتكون المقارنة تصفية لا عملية تجميع. فمتى صارت تجميعًا حدثت في الأشهر الهادئة، لا في المشغولة.