نسبة إشغال كرسي الأسنان: كيف تملأ الكرسي لا الأجندة

الكرسي هو وحدة الإنتاج

الطبيب يستطيع العمل على كرسيين بمساعدين إن كانت الجدولة تسمح. والكرسي لا يعمل إلا إن كان المريض عليه. ولذلك فالرقم الذي يصف العيادة ليس عدد المرضى ولا عدد المواعيد، بل نسبة إشغال الكرسي: الدقائق التي كان فيها مريض على الكرسي مقسومة على الدقائق التي كان فيها الكرسي متاحًا.

والعيادة التي تقيس هذا الرقم أول مرة تكتشف عادة أنه أقل مما ظنت بكثير.

لماذا يفرغ الكرسي والأجندة ممتلئة

خمسة أسباب تتكرر. الموعد يُحجز بمدة موحدة (30 دقيقة) بينما الكشف يحتاج 15 والحشو 45 وعلاج العصب 75. والمريض يتأخر 20 دقيقة فيتأخر اليوم كله. والتعقيم بين المرضى لا يُحسب في الجدول. والمساعد الواحد على كرسيين يُبطئ الاثنين. والغياب بلا إنذار يترك ساعة كاملة.

وكل سبب منها يُحل بالجدولة لا بكرسي إضافي.

مدة لكل خدمة لا مدة واحدة للجميع

أول خطوة أن يكون لكل خدمة مدتها الحقيقية في النظام، بما فيها وقت التجهيز والتعقيم. والحجز يحجز الكرسي للمدة الصحيحة. وبعد شهرين يظهر من الأرقام أن حشو هذا الطبيب يستغرق 50 دقيقة لا 45، فتُعدل مدته هو لا مدة الجميع.

جدول حول الكرسي والمساعد لا حول الطبيب فقط

الحجز الذي يتحقق من الطبيب وحده يحجز طبيبًا على كرسي مشغول. الحجز الصحيح يتحقق من الطبيب والكرسي والمساعد والجهاز (الأشعة، والليزر) معًا، ويمنع التعارض قبل أن يصبح ازدحامًا في غرفة الانتظار.

وفي العيادة التي يعمل فيها الطبيب على كرسيين، يُرتب الجدول بحيث يكون التخدير والتجهيز على كرسي والعمل على الآخر، وهذا يرفع الإشغال من دون تعيين طبيب.

املأ الفراغ قبل أن يحدث

الإلغاء في الصباح يترك فراغًا في الظهيرة. قائمة الانتظار تملؤه: مرضى طلبوا موعدًا أقرب، تُرسل لهم رسالة واتساب تلقائيًا بالموعد الشاغر، وأول من يؤكد يأخذه.

والساعات الضعيفة المتكررة (الثلاثاء 2 إلى 4 مثلًا) تُفتح للحجز الإلكتروني بخدمات قصيرة: تنظيف أو كشف دوري، فيمتلئ الوقت الذي لم يكن يُباع أصلًا.

التأخير يُدار لا يُحتمل

المريض الذي يتأخر 20 دقيقة على موعد 30 دقيقة يأخذ موعد من بعده. القاعدة المكتوبة (بعد 15 دقيقة يُعاد الحجز) تُطبق بالتذكير قبل الموعد بساعة، وبرسالة تطلب التأكيد في الصباح، وبتسجيل وصول المريض من جواله حين يصل. والطبيب الذي يبدأ متأخرًا يظهر في الأرقام أيضًا.

متى تحتاج كرسيًا جديدًا

حين يتجاوز إشغال الكراسي الحالية 80٪ في أغلب الأيام مع قائمة انتظار تمتد أكثر من أسبوعين. أما قبل ذلك فالكرسي الجديد يوزع الفراغ على ثلاثة كراسٍ بدل اثنين. والرقم الذي يحسم القرار هو إيراد ساعة الكرسي: إن كان الكرسي الحالي يُنتج أقل من طاقته فالمشكلة في الجدول.

ماذا تطلب من البرنامج

حجز يتحقق من الطبيب والكرسي والمساعد والجهاز، ومدة لكل خدمة ولكل طبيب، وقائمة انتظار تملأ الإلغاء تلقائيًا، وتسجيل وصول من الجوال، وتقرير إشغال لكل كرسي ولكل ساعة ولكل يوم من الأسبوع.